Това е нещо, за което повечето хора не мислят, когато стартират интернет проект. Зад всеки един онлайн бизнес се крият десетки процеси, които трябва да бъдат извършвани от екипа на сайта, било то администратори, модератори, поддръжка или редактори.
Представете си сайт, в който някъде сте поставили коментари – под продукт, статия или нещо друго. Началната ви идея е, че коментарите са малко и вие лично ще триете тези, които представляват спам или имат нецензурни думи. Сайтът се развива или попада в списъците на спам роботите и за няколко дни се оказвате препълнен с десетки хиляди коментари. Част от тях са спам, други не са. Да отсеете едните от другите е малък ад, а докато го напарвате вече имате още 10 000 нови коментара. Това се случва поради факта, че сте пренебрегнали автоматичната модерация, която би могла да бъде интегрирана в сайта ви. Това е сравнително прост пример. Много по-сериозен проблем представляват сайтовете за закупуване на продукти и услуги. Ако при една поръчка се очаква някой служител да издаде фактурата и да я прати по пощата, това означава той да отделя по няколко минути за всяка една поръчка. Ако поръчките нараснат, времето ще започне да не му достига и ще се наложи увеличаване на екипа, а оттам и разходите. Тази процедура би могла да бъде автоматизирана, като се предвиди автоматично създаване на фактура и изпращането й по електронен път. Така, без намесата на човек, всичко може да се случва плавно и служителите да обработват повече заявки за единица време.
Примерите са много и трудно бих могъл да обхвана всички възможни сценарии. Важното е да знаете, че автоматизирането на процесите сега може да ви коства малко пари (било то за разработване от програмист или закупуване на готов модул), но той може да ви спести многократно повече пари впоследствие.
Бил съм свидетел на ситуацията, в която сайт се пуска без автоматизирана система за следене и управление на рекламите. Причината е, че ще отнеме прекалено много ресурс, а на първия етап това може да се прави ръчно, тъй като сайтът има малко реклами. Четири години по-късно сайтът едва смогваше с броя на рекламите, а поради високите обороти и обработване на ръка, на всяка заявка не оставаше време за разработка на автоматизирана система. За него работеха няколко човека на заплата и с всеки изминал ден преминаването към автоматизирания тип ставаше все по-сложно и по-сложно, поради увеличаващия се бой позиции и кампании. След въвеждането на системата на 5-тата година, тя канализира процеса от заявката за реклама през плащането, проверка на плащането, издаване на фактура, стартиране и спиране на рекламата без човешка намеса. Така екипът от служители вече можеше да работи за развитието на сайта, а не да обслужва клиенти на конвейер.
Автоматизирането на процесите е нещо, което освен, че ще ви осигури свободно време, ще ви намали и грешките. Понякога грешките костват неустойки, административни актове и ред други неприятности. Всичко може да се автоматизира – единственият проблем е на каква цена и дали ще сме достатъчно креативни, за да открием времегубищия процес в зародиш. Не казвам, че не можете да просперирате и по другия начин, като обработвате всичко ръчно. Точно това малко камъче, обаче, може да обърне каруцата ви в деня, когато вашият интернет бизнес изведнъж заработи на пълни обороти. Ако вие предлагате онлайн услуга и малкото ви клиенти са много доволни от вас, какво ще стане, ако бизнесът ви се развие скокообразно и вече не можете да обслужвате толкова добре толкова много клиенти? Не малко услуги ‘загинаха’ точно поради тази причина, пренебрегвайки автоматизацията. Логично е да си кажете, че ще наемете още хора. Но не е толкова лесно. Хората са скъп ресурс, а често пъти увеличаването на броя на клиентите и работата по тях не е във взаимно еднозначно съответствие с увеличаването на печалбата. В тези случаи, увеличаването на клиентите ще нанася загуби за бизнеса ви.