Младите предприемачи са изправени пред нов феномен, от който страдат не само те, а и техните партньори по света и у нас. Феноменът се изразява в това, че бизнес кореспонденцията все повече се игнорира и писмата просто не се четат, освен ако не е наложително.
Всеки ден аз получавам между 100 и 150 писма. Те не са нежелан СПАМ, а са изцяло писма от мои колеги, клиенти и партньори, с които аз водя активна кореспонденция. Ако някой преди 15 години ми беше казал,че ще получавам толкова “писма” на ден и не само това, ами и ще ги чета и ще им отговарям, никога нямаше да повярвам. Но това е ежедневието ми и не само на мен, а на хиляди млади предприемачи и хора, заети и работещи в различни фирми.
Четене “по диагонал”
Това се случва не само с писмата, а и със статиите. Толкова сме заети, че нямаме време да прочетем една статия от край до край, особено ако е повече от 1500 символа. Същото се случва и с мейлите – поради липса на време и интерес, получателят често чете писмото ,,по диагонал’’, пропускайки любезностите, баластрата, предлозите и сюзите и се фокусира над ключовите думи, които търси – какво, къде, кога, колко, защо. Ако изпращачът не е отговорил на основните въпроси, при това по начин, че да навигира вниманието на блуждаещия поглед на получателя, е почти сигурно, че ще има неясноти при комуникацията, а има опасност да пропадне и цяла сделка.
Отлагане на прочитането до безкрайност
Колко непрочетени писма имате във входящата поща? Повечето ми познати ползват антистрес приложение за Gmail, което скрива броя на непрочетените писма във входящата поща,защото техният брой често надхвърля 1000. Почти няма работещ човек, който да няма голям брой непрочетени писма в inbox-а. Причините са няколко. Понякога получателят просто вижда, че някой му е писал и отлага четенето за момент, когато ще има време. Често пъти този момент не настъпва и изпращачът се обажда по телефона и се провежда разговор от типа:
– Видя ли ми мейла, който ти изпратих?
– Да, видях, че си ми писал, но нямах време да го прочета. Кажи за какво става дума?
Разговорите са различни като словоред, но еднакви по смисъл – единият е разбрал, че е оставен на изчакване, а другият с радост би приел нужната инфорамция накратко, в рамките на 60 секунди, по телефона, вместо да чете и осмисля написаното.
Понякога отлагането на четенето е с идеята, че нещо може да е важно, но не е спешно. Така то чака момента, в който със сигурност ще му бъде отговорено, но това може да се случи утре или другата седмица. Понякога така се изпуска важен момент, а това писмо остава да стои непрочетено с години.
Нечетенето като японска стачка
Истината е, че не сте длъжни да отговорите на всеки изпратен мейл в рамките на минути. Това понякога не е много ясно на изпращачите. Има хора дотолкова обсебени от мейл услугата, че очакват, когато са изпратили нещо, то да бъде видяно и прочетено на момента и най-вероятно смятат, че те са единствените на опашката. Това обикновено не е така и този тип хора стават нетърпеливи и изнервени, с което изнервят получателя си. Преди време ми се налагаше да работя с няколко фирми, в които имаше хипер активни маркетинг мениджъри. По една или друга причина получавах мейли с различни казуси между 4 до 6 сутринта. В 8:15 вече получавах обаждане какви са решенията на казусите, а аз, като всеки нормален човек, все още не си бях отворил пощата, тъй като малко преди това си бях отворил очите. Имал съм колеги, които цял ден са се скатавли и между 23 и 2 ч. през нощта са ми изпращали около 30 мейла с различни въпроси. Част от тях са просто препратени мейли адресирани към тях, с което отговорността се прехвърля, или коментари и идеи с 2-3 думи, или просто писма от типа “хрумна ми нещо, подсети ме утре да ти го кажа, че ще забравя”. Смешно, нали? Още по-смешен е начинът, по който хората отреагират на подобен тип хипер активни натрапници – просто спират да четат пощата, независимо дали идва от клиент, приятел или управител на фирмата, в която работят.. Едва ли човек, който е изпратил 30 безсмислени мейла, знае какво има в тях. Практиката показва точно това – те наистина не помнят съдържанието на всичко, не помнят защо са го изпратили и да – това, което им е хрумнало, наистина са го забравили.
И все пак – няма как да работим без мейли, щем не щем, ще трябва да четем по-голямата част от тях ,но за да ни е по-лесно на всички – пишете на някой, само ако имате какво да му кажете. И помислете, когато установите, че сте изпратили 5-10 мейла, а още нямате отговор на първия, дали не е време да преосмислите начина си на работа и комуникация с околните?
